Persónuverndarstefna

Grund, Ás, Mörk og íbúðir 60+ (hér eftir Grundarheimilin og heimilin) hlíta lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga sem tóku gildi þann 15. júlí 2018. Umrædd lög voru sett til innleiðingar og lögfestingar á almennu persónuverndarreglugerðinni (REGLUGERÐ EVRÓPUÞINGSINS OG RÁÐSINS (ESB) 2016/679, frá 27. apríl 2016 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga og niðurfellingu tilskipunar 95/46/EB).

Grundarheimilin leggja metnað í að tryggja trúnað og vernd þeirra persónuupplýsinga sem heimilin þurfa að afla og vinna með í tengslum við starfsemi sína, þ. á m. upplýsingar um heimilismenn, aðstandendur, starfsmenn, íbúa, umsækjendur og aðra viðskiptavini.

Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa þig um hvaða gögnum heimilin safna, hvernig unnið er með slík gögn, hverjir hafa aðgang að gögnunum og hvernig þú getur nálgast frekari upplýsingar um persónuverndarmálefni heimilanna.

Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar samkvæmt persónuverndarstefnu þessari eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef unnt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, svo sem með tilvísun í auðkenni eins og til dæmis nafn, kennitölu, netauðkenni eða eins eða fleiri þátta sem einkenna hann í líkamlegu, lífeðlisfræðilegu, erfðafræðilegu, andlegu, efnalegu, menningarlegu eða félagslegu tilliti.

Hvaða gögnum söfnum við og hvers vegna?

Upplýsingum er einnig aflað í þeim tilgangi að standa við gerða samninga við einstaklinga, svo sem ráðningarsamninga við starfsfólk og þjónustusamninga við Sjúkratryggingar Íslands og heimilismenn.

Grundarheimilin kappkosta að bæta öryggi og lífskjör heimilismanna og íbúa og í þeim tilgangi er vinnsla persónuupplýsinga oft nauðsynleg. Heimilin leggja áherslu á að upplýsa alla hlutaðeigandi um vinnslu persónuupplýsinga og afla upplýsts samþykkis þeirra í þeim tilvikum sem það á við.

Grundarheimilin kunna einnig að safna og vinna með upplýsingar sem einstaklingar kjósa að láta heimilunum í té. Þetta geta til dæmis verið bréfaskrif með ábendingum eða athugasemdum frá heimilisfólki, aðstandendum, umsækjendum eða öðrum viðskiptavinum eða upplýsingar sem kunna að berast heimilunum vegna starfsemi þeirra, þ.m.t. meginstarfsemi þess, sem felst í þjónustu við heimilismenn þeirra, þ.m.t. heilbrigðisþjónustu.

Grundarheimilin vinna með almennar persónuupplýsingar sem og viðkvæmar en leggja áherslu á að safna einungis þeim upplýsingum sem eru nauðsynlegar og viðeigandi hverju sinni.

Hvaðan koma þær upplýsingar sem við vinnum með?

Að meginstefnu til koma upplýsingar sem Grundarheimilin vinna með frá einstaklingum sjálfum. Í einhverjum tilvikum koma upplýsingarnar þó frá þriðja aðila. Sem dæmi má nefna heilbrigðisyfirvöld, lækna, skattayfirvöld, stéttarfélög, lífeyrissjóði, aðstandendur o.fl.

Hve lengi geymum við gögnin?

Um varðveislu sjúkraskrárgagna ber Grundarheimilunum að fara að lögum um sjúkraskrár og er því óheimilt að ónýta eða farga sjúkraskrárgögnum. Bókhaldsgögn eru varðveitt í samræmi við bókhaldslög. Öðrum persónuupplýsingum er eytt eða þær gerðar ópersónugreinanlegar um leið og ekki er lengur þörf á persónuupplýsingum vegna tilgangs vinnslunnar.

Hverjir hafa aðgang að gögnunum?

Viðeigandi starfsmenn og stjórnendur Grundarheimilanna hafa aðgang að þeim gögnum sem safnað er um skráða einstaklinga. Þá þurfa vinnsluaðilar Grundarheimilanna að hafa aðgang að ákveðnum gögnum, það geta verið upplýsingatæknifyrirtæki, lyfjaþjónustur, bókhaldsþjónustur o.fl.

Enn fremur er Grundarheimilunum skylt að skila tilteknum upplýsingum til ríkisstofnana, svo sem embætti landlæknis, færni- og heilsumatsnefnda, Sjúkratrygginga Íslands, Ríkisskattstjóra o.fl.

Grundarheimilin nýta aldrei persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en þeim sem þeim var aflað fyrir.

Hvernig tryggjum við öryggi gagna?

Grundarheimilin leitast við að vernda persónuupplýsingar með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum. Dæmi um slíkar ráðstafanir eru aðgangsstýringar að kerfum, skýrar verklagsreglur og þjálfun starfsfólks.

Nánari upplýsingar

Grundarheimilin hafa tilnefnt persónuverndarfulltrúa sem mun hafa umsjón og eftirlit með persónuverndarmálum heimilisins. Óskir þú eftir frekari upplýsingum um persónuverndarstefnu þessa eða hvernig heimilin vinna með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband við persónuverndarfulltrúa. Samskiptaupplýsingar hans er að finna hér að neðan:

Gunnhildur Erla Kristjánsdóttir

personuvernd@samtok.is

Heimilismenn

Grundarheimilin hafa það að markmiði að veita bestu mögulegu heilbrigðisþjónustu. Til að geta það er heimilunum skylt og nauðsynlegt að halda sjúkraskrá um hvern heimilismann.

Þannig er vinnsla persónuupplýsinga um heimilismenn nauðsynleg til að veita viðeigandi og fullnægjandi umönnun og / eða meðferð á sviði heilbrigðisþjónustu sem og til að tryggja gæði og öryggi þjónustunnar.

Þar sem hjúkrunarheimili sjá um innheimtu dvalargjalda fyrir hönd ríkisins, sbr. lög um málefni aldraðra, er heimilinu jafnframt nauðsynlegt að vinna með tilteknar fjárhagsupplýsingar um heimilismenn.

Íbúar í íbúðum 60+

Grundarheimilin hafa það að markmiði að veita bestu mögulegu heilbrigðisþjónustu. Til að geta það er heimilunum skylt og nauðsynlegt að halda sjúkraskrá um hvern heimilismann.

Íbúar í þessum íbúðum búa sjálfstætt og njóta sjálfstæðrar búsetu, en þeir kunna að óska eftir eða nýta sér ýmsa þjónustu frá heimilunum, svo sem þjónustu í mötuneyti, kaffihúsi, félagsstarfi og eftir aðstæðum heilbrigðisþjónustu.

Starfsmenn

Starfsmannaupplýsingar eru varðveittar í mannauðs- og launakerfum Grundarheimilanna. Upplýsingarnar eru nýttar til að hafa yfirsýn yfir starfsfólk heimilanna hverju sinni sem og til að skipuleggja og stjórna rekstri heimilanna.

Upplýsingar eru jafnframt nýttar við launaafgreiðslu sem og til að tryggja að starfsmenn geti nýtt sér tiltekin réttindi samkvæmt vinnulöggjöf og löggjöf um almannatryggingar og félagslega vernd.

Enn fremur fer fram greining á atvikum sem tengjast starfsmönnum á heimilinu, hvort í senn til að viðhafa eftirlit með heilsu, öryggi og vinnuumhverfi starfsmanna sem og til að tryggja gæði og öryggi í heilbrigðisþjónustu.

Þá eru tölfræðiupplýsingar um starfsmenn nýttar við gerð kjarasamninga, greiningu og endurskoðun á rekstri og þjónustu heimilanna, mati á fjármögnunarþörf heimilanna, við vísindarannsóknir o.s.frv. Í þeim tilvikum er reynt eftir fremsta megni að gera upplýsingarnar ópersónugreinanlegar.

Ráðningarferli og umsóknargögn

Grundarheimilin varðveita starfsumsóknir, fylgigögn og aðrar upplýsingar umsækjenda í mannauðskerfum heimilanna. Upplýsingarnar verða nýttar við vinnslu starfsumsóknar, m.a. til að meta hæfi umsækjanda í starf hjá heimilunum.

Grundarheimilin hafa gert samning við fyrirtæki sem sérhæfa sig í atvinnumiðlun og ráðningum. Í þeim tilvikum sem umsóknir berast heimilunum í gegnum slík fyrirtæki eru upplýsingar jafnframt varðveittar hjá þeim en á ábyrgð Grundarheimilanna. Vinnslusamningar eru til staðar við fyrirtækin þar sem fyrirmæli um trúnað og öryggi upplýsinga eru útlistuð.

Nemar

Grundarheimilin safna upplýsingum um nema í starfsnámi og/eða þjálfun til að halda utan um og skipuleggja nám og framvindu náms á heimilunum.

Aðstandendur heimilismanna

Ef heimilismaður tilgreinir aðstandendur sem tengiliði eru skráðar samskiptaupplýsingar um viðkomandi aðstandendur í sjúkraskrá heimilismanns.

Viðskiptavinir

Við skráum upplýsingar um okkar viðskiptavini í rekstrar- og bókhaldslegum tilgangi.

Algengast er að gögn séu varðveitt á rafrænu formi en í einstaka tilvikum geta gögn verið varðveitt á pappírsformi, sér í lagi á það við um eldri sjúkraskrár og skjöl.

Grundarheimilin vinna með eftirfarandi persónuupplýsingar um:

Heimilismenn

• Almennar upplýsingar, svo sem nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer o.s.frv.
• Heilsufarsupplýsingar, svo sem lýsing eða túlkun í rituðu máli, myndir, þ.m.t. röntgenmyndir, línurit og mynd- og hljóðupptökur sem innihalda upplýsingar er varða heilsufar heimilismanns og meðferð hans hjá Grundarheimilunum og öðrum heilbrigðisstofnunum og aðrar nauðsynlegar persónuupplýsingar.
• Upplýsingar um lífssögu sem mikilvægar eru vegna meðferðar heimilismanns.
• Viðeigandi upplýsingar frá nánustu aðstandendum, félagsþjónustu, heimahjúkrun sem mikilvægar eru vegna meðferðar heimilismanns.
• Fjárhagsupplýsingar vegna innheimtu dvalarkostnaðar, sbr. lög um málefni aldraðra nr. 125/1999.
• Rafræn vöktun, s.s. í gegnum eftirlitsmyndavélar.

Íbúðir 60+ og aðilar á biðlistum

• Almennar upplýsingar, svo sem nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, bankaupplýsingar, íbúðarnúmer íbúa, séróskir o.s.frv. fyrir íbúa og einstaklinga á biðlistum.
• Samskiptaupplýsingar aðstandenda: ef íbúi gefur upp tengiliði.
• Töluvpóstssamskipti við einstaklinga á biðlistum.
• Rafræn vöktun, s.s. í gegnum eftirlitsmyndavélar.

Starfsmenn

• Almennar upplýsingar, svo sem nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer o.s.frv.
• Upplýsingar um menntun og fyrri störf.
• Starfsumsóknir, fylgiskjöl, meðmæli og niðurstöður úr ráðningaferli.
• Starfssögu innan Grundarheimilanna.
• Vinnuskil, viðveru og fjarvistir.
• Stéttarfélagsaðild.
• Lífeyrissjóðsaðild.
• Bankaupplýsingar.
• Launakjör.
• Rafræn vöktun, s.s. í gegnum eftirlitsmyndavélar.
• Ráðningarferli og umsóknargögn
• Ferilskrá og kynningarbréf.
• Prófskírteini.
• Meðmæli.
• Niðurstöður úr atvinnuviðtölum.
• Rafræn vöktun, s.s. í gegnum eftirlitsmyndavélar.

Nemar

• Almennar upplýsingar, svo sem nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer o.s.frv.
• Menntunarstig.
• Frammistöðumat.
• Viðvera.
• Rafræn vöktun, s.s. í gegnum eftirlitsmyndavélar.

Aðstandendur, viðskiptavinir og aðrir

• Almennar upplýsingar, svo sem nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer o.s.frv.
• Bankaupplýsingar.
• Innsend erindi.
• Rafræn vöktun, s.s. í gegnum eftirlitsmyndavélar.

Vafrakökur

Grundarheimilin nota svokallaðar vafrakökur til að bæta upplifun notandans og aðlaga heimasíðu heimilanna að því tæki sem að hún er opnuð í. Vafrakökur eru smáar textaskrár sem eru geymdar á tölvu þinni eða snjalltæki. Upplýsingarnar eru notaðar við endurbætur á vefjum Grundarheimilanna og við þróun hans, m.a. til að gera hann skilvirkari og bæta upplifun notandans. Upplýsingarnar eru ekki seldar þriðja aðila.

Vefsíður

Á vefsíðum heimilanna má senda inn pöntun á minningarkorti. Sendandi kortsins gefur upp til minningar um hvern kortið er sent, upplýsingar um viðtakanda kortsins, þ.e. nafn og heimilisfang, ásamt upplýsingum um sjálfan sig til þess að hægt sé að ganga frá greiðslu. Ekki er tekið við greiðsluupplýsingum  á vefsíðunni heldur aðeins upplýsingum um greiðslumátann, þar sem að annað hvort er millifært á reikning heimilisins eða sendur út greiðsluseðill fyrir kortinu.

Grundarheimilin miðla ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema á grundvelli lagaskyldu, samningsákvæða eða með samþykki hins skráða.

Upplýsingum er miðlað til eftirfarandi aðila:

Heimilismenn

• Embætti landlæknis, til að tryggja öryggi og gæði við heilbrigðisþjónustu.
• Sjúkratryggingar Íslands, til að tryggja öryggi og gæði við heilbrigðisþjónustu sem og til að uppfylla kröfulýsingar sem gerðar eru til þjónustuveitenda á grundvelli þjónustusamnings
• Sóttvarnarlæknir, af ástæðum sem varða almannahagsmuni á sviði lýðheilsu.
• Aðrar heilbrigðisstofnanir eða heilbrigðisstarfsmenn til að tryggja samþætta heilbrigðisþjónustu við heimilismenn.
• Rannsakendur í vísindarannsóknum, hafi þeir aflað tilskilins leyfis vísindasiðanefnda.
• Vinnsluaðilar, á grundvelli sérstakra vinnslusamninga.
• Aðrir, á grundvelli samþykkis hins skráða eða umboðs.

Starfsmenn

• Vinnumálastofnun.
• Vinnueftirlitið.
• Skattayfirvöld.
• Lífeyrissjóðir.
• Stéttarfélög.
• Bankar.
• Vinnsluaðilar, á grundvelli sérstakra vinnslusamninga.
• Aðrir, á grundvelli samþykkis hins skráða.
• Launakjör.
• Rafræn vöktun, s.s. í gegnum eftirlitsmyndavélar.
• Ráðningarferli og umsóknargögn
• Ferilskrá og kynningarbréf.
• Prófskírteini.
• Meðmæli.
• Niðurstöður úr atvinnuviðtölum.
• Rafræn vöktun, s.s. í gegnum eftirlitsmyndavélar.

Aðrir (íbúðir 60+, nemar, umsækjendur, viðskiptavinir, aðstandendur o.fl.).

• Vinnsluaðilar, á grundvelli sérstakra vinnslusamninga.

Skipulagslegar ráðstafanir, s.s.:

• Fræðsla og þjálfun starfsfólks og vinnsluaðila.
• Trúnaðaryfirlýsingar starfsfólks og vinnsluaðila.
• Verklagsreglur og verkferlar.
• Eftirlit með notkun kerfa.
• Vinnslusamningar.
• Útvistunarstefna.
• Gæðavottanir.

Tæknilegar ráðstafanir, s.s.:

• Aðgangsstýringar að kerfum.
• Eldveggir og vírusvarnir.
• Fjölþátta auðkenningar.
• Dulkóðun upplýsinga.

Grundarheimilin leggja áherslu á trúnað við heimilismenn, starfsmenn og aðra skráða einstaklinga.

Skráðir einstaklingar eiga rétt á því að vera upplýstir um þær upplýsingar sem unnið er með þá á heimilunum, hvaðan þær eru fengnar og hvernig unnið er með þær upplýsingar. Þeir eiga jafnframt rétt á aðgengi að umræddum upplýsingum.

Skráðir einstaklingar eiga rétt á láta leiðrétta rangar upplýsingar, takmarka vinnslu þeirra eða andmæla vinnslu, eyða upplýsingum eða flytja þær. Þessi réttindi eru þó háð þeim fyrirvara að ekki sé til staðar ákvæði í lögum sem takmarka heimildir til breytinga eða eyðingar á upplýsingum, s.s. sjúkraskrárlögum, bókhaldslögum og lögum um opinber skjalasöfn.

Skráður einstaklingur á ætíð rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd um vinnslu persónuupplýsinga.

Hvernig þú getur nálgast sjúkraskrána þína

Samkvæmt lögum nr. 55/2009 um sjúkraskrár hefur skráður einstaklingur, eða umboðsmaður hans, þegar rétt á aðgangi að sjúkraskrá sinni eða að fá afhent afrit af henni óski hann þess, í heild eða að hluta og til að fá útskýringar á hverju því sem þarfnast frekari skýringar. Undir vissum kringumstæðum, gæti skráðum einstaklingi verið meinaður aðgangur að hluta upplýsinga, t.d. ef talið er að slíkt gæti á einhvern hátt leitt til heilsufarsskaða fyrir viðkomandi eða ef það brýtur trúnað við þriðja aðila. Ef óskað er upplýsinga úr sjúkraskrá skal senda fyrirspurn á netfangið sjukraskra@grund.is.

Hvernig þú getur nálgast ráðningar- og starfsambandsupplýsingar um þig

Starfsmaður hefur rétt á því að fá afhent afrit af þeim skrám sem Grundarheimilin halda um starfssamband hans við heimilin. Ef óskað er upplýsinga um ráðningarferli eða starfssamband skal hafa samband við mannauðs- og launadeild Grundarheimilanna.

Persónuverndarfulltrúi Grundarheimilanna er Gunnhildur Erla Kristjánsdóttir.

Persónuverndarfulltrúi er óháður og sjálfstæður í störfum sínum og hefur eftirlit með því að öll meðferð persónuupplýsinga í tengslum við starfsemi og rekstur Grundarheimilanna sé í samræmi við lög um persónuvernd.

Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa í gegnum netfangið personuvernd@samtok.is eða í síma 560-0201.